Интернет-маркетинг для эффективности бизнеса » Автоматизация

Методички по 1С: модуль CRM, Календарь пользователя

Тарасов Константин — Mon, 01 Jun 2009 07:09:26 +0000

Описание работы с модулем CRM в 1С:Предприятие 8.1 Управление Торговли. Описание работы с Календарем пользователя

Методички по 1С: модуль CRM, документ “Событие”

Тарасов Константин — Mon, 01 Jun 2009 07:06:15 +0000

Описание работы с модулем CRM в 1С:Предприятие 8.1 Управление Торговли. Описание работы с документами “Событие”

Создавайте удобный “обзор”

Денис Казанский — Sun, 17 May 2009 06:59:06 +0000

В данной статье мы поговорим о том, как создать удобный способ отслеживания состояния продаж в информационной базе предприятия на основе «1С: Управление торговлей». Для небольшого отдела продаж, сотрудники которого занимаются продвижением товаров и услуг компании, а параллельно еще и «разруливают» все возникающие в процессе продажи коллизии, чересчур тяжелая CRM явно избыточна.

Сразу оговорюсь, что на рынке существует масса CRM решений различных производителей, которые нацелены на решение широкого спектра задач в отношениях с клиентом. Отличаются они в основном по стоимости. Есть подобные решения и на платформе 1С, например, 1С: CRM ПРОФ (совместная разработка фирмы «1С» и «РАРУС»).

Мы же пойдем по пути использования того, за что уже заплатили. Т.е. постараемся предложить удобный способ представления информации (далее по тексту “обзор”) в имеющейся у нас информационной базе со встроенным в нее CRM-модулем.

Зачем это нужно? Дело в том, что табличная модель баз данных позволяет структурировать информацию, но при этом накладывает и некоторые ограничения. Структура базы данных, как правило, нормализована т.е. данные хранятся в отдельных таблицах, что накладывает отпечаток и на пользовательский интерфейс, заставляя пользователя для получения информации обращаться к различным таблицам, которые открываются в разных окнах. Поэтому, для создания удобного обзора будем стремиться к достижению результата по “одному клику мышью”.

Менеджер отдела продаж, постоянно находится в процессе обмена информацией с клиентом с момента установки контакта.

Можно выделить следующие основные способы обмена информацией:

1. Встречи;

2. Телефонные звонки;

3. Обычная и электронная почта;

4. Прочие способы общения (Например, ICQ)

Каждый контакт несет в себе некую информацию и может быть сопоставлен с каким-либо событием значимым для Компании. Например, выставлением счета, выяснением срока поставки, подтверждением оплаты.

Следовательно, необходимо быстро и удобно отслеживать информацию о всех контактах с клиентом, используя частицы информации, сохраненные в информационной базе, можно разработать удобный вариант представления информации в удобном, структурированном виде. Так, если допустить, что для отдела продаж не важно, как был установлен контакт, приведший к выставлению счета, а вот работа менеджера по счету очень даже интересна, то можно предложить вариант использования древовидной структуры, представленного на рисунке вида: За счет применения подобной структуры представления информации, менеджер сможет проанализировать состояние счета и всю цепочку контактов, приведшую к текущему результату. И все это в одной форме! Естественно, что если в данное дерево добавить информацию о состоянии расчетов, контактных лицах, договорах с контрагентом, то картина получится полная. И для ее просмотра не нужно будет открывать списки исходных документов и справочников, сопоставлять информацию из разных подсистем и т.п. За счет подобной организации информации получаются следующие результаты:

1. возможность высвободить некоторое количество рабочего времени менеджера, которое он сможет потратить на привлечение новых клиентов;

2. возможность, в случае возникновения коллизий, быстро выяснить последовательность действий, приведших к ее возникновению;

3. возможность более адекватной оценки работы менеджера

4. больший порядок в работе менеджеров, т.к. подобная организация требует более внимательного отношения к вводу данных в систему;

5. и т.п.

Вы можете возразить, что данная организация информация тоже стоит денег и будете правы. Да, любая разработка\модификация стоит денег. Но, описанная выше организация информации займет (конечно, в зависимости от Ваших потребностей) от пары часов. Пара часов работы программиста 1С, в зависимости от его квалификации и запросов, может стоить около 2 тыс. рублей, что не так уж и заоблачно. Решать, как всегда Вам.

Методичка по 1С: Ввод отгрузочных документов в 1С:УТ 8.1

Тарасов Константин — Wed, 13 May 2009 16:55:56 +0000

Видеофайл описывает последовательность действий при создании отгрузочных документов в конфигурации “1С:Управление торговли 8.1″

Ввод отгрузочных документов в 1С:УТ 8.1
Описание слайда

Остальные слайды урока на skillopedia.ru

Методичка по 1С: Ввод документов поступления товара на склад в 1С:УТ 8.1

Тарасов Константин — Wed, 13 May 2009 16:54:58 +0000

Видеофайл описывает последовательность действий для создания документов поступления товаров на склад в конфигурации “1С:Управление торговли 8.1″

Ввод документов поступления товара на склад в 1С:УТ 8.1
Описание слайда

Остальные слайды урока на skillopedia.ru

Методичка по 1С: Ввод документа “Заказ поставщика” в 1С:УТ 8.1

Тарасов Константин — Wed, 13 May 2009 16:53:58 +0000

Видеофайл демонстрирует последовательность действий для создания документа “Заказ поставщику” в конфигурации «1С:Управление торговли 8.1»

Ввод документа “Заказ поставщика” в 1С:УТ 8.1

Описание слайда

Остальные слайды урока на skillopedia.ru

Методичка по 1С: Ввод документа “Заявка Покупателя” в 1С:УТ 8.1

Тарасов Константин — Wed, 13 May 2009 16:52:25 +0000

Ввод документа “Заказ покупателя” в конфигурацию 1С:Управление торговли 8.1. Документ содержит дополнительные элементы, такие как “Коммерческое предложение”, добавленное под конкретного заказчика, но все основная функциональность отражена в данном уроке.

Ввод документа “Заявка Покупателя” в 1С:УТ 8.1

Описание слайда

Остальные слайды урока на skillopedia.ru

Методичка по 1С: Ввод нового контрагента

Тарасов Константин — Tue, 12 May 2009 18:46:19 +0000

В видеоуроке описывается последовательность действий при вводе нового контрагента в конфигурацию 1С:Предприятие 8.1 Управление торговлей

Ввод нового контрагента

Описание слайда

Остальные слайды урока на skillopedia.ru

Пара слов о бюджетном управлении

Денис Казанский — Wed, 22 Apr 2009 14:07:36 +0000

В настоящее время бюджетное управление, как инструмент управления бизнесом, получил достаточно широкое распространение. Сейчас вряд ли можно встретить руководителя, практически любого уровня, который бы как минимум не слышал о данном инструменте.

Бюджетное управление является результатом слияния (или, что мне кажется более верно, синергии) таких механизмов, как: делегирование финансовой ответственности и финансовое планирование. Так как включает в себя фиксацию целей Предприятия в финансовом выражении (бюджет) и распределяет ответственность подразделений (в лице конкретных руководителей) за счет формирования системы бюджетов по Центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Достижение или не достижение поставленных целей выявляется с помощью План-фактного анализа исполнения бюджетов на всех уровнях. План-фактный анализ исполнения бюджетов позволяет Руководству компании отследить отклонения в движении к намеченным целям и произвести Управляющее воздействие, направленное на коррекцию ситуации.

При составлении бюджета необходимо наличие следующих компонентов:
1. Структура ЦФО.
2. Набор статей.
3. Период планирования
4. Сценарий планирования.

Остановимся подробнее на каждом из приведенных выше компонентов:
1. Структура ЦФО.
Имея данную структуру, в рамках предприятия каждый из руководителей представляет зону своей ответственности и, что не менее важно, объем делегированных ему полномочий. Т.к. ответственности без полномочий не бывает. Абсурдной можно считать ситуацию, когда директор магазина отвечает за уровень продаж магазина, но при этом не имеет никаких возможностей влиять на ассортимент продаваемого товара, рекламу и системы мотивации покупателей. В самом простом случае, организация состоит из одного ЦФО и отвечает за все её Руководитель (в широком смысле слова).

2. Набор статей
Статья – это составляющая часть бюджета, являющаяся единицей планирования и учета хозяйственных операций одного типа. Например, расходы по заработной плате можно относить на статью “Расходы на оплату труда”. А можно детализировать более подробно, например, выделив в отдельную статью налоги с ФОТ.
В самом общем случае, все статьи можно разделить на статьи дохода и статьи расходов. Но используются и другие системы разделения, зависящие от потребностей организации.

3. Период планирования
Естественное свойство бюджета, определяющее его положение во времени. Т.к. бюджет это Цель, описанная финансовым языком, то она должна быть определена точно, т.к. нечеткие цели в массе своей недостижимы. Бюджеты бывают самые разные: краткосрочные (месяц, квартал, год) и долгосрочные (от года). Как правило, долгосрочные бюджеты можно рассматривать в качестве стратегических, а краткосрочные в качестве тактических, уточняющих.

4. Сценарий планирования
Дополнительная аналитика, позволяющая отделять бюджеты в одном периоде планирования и одинаковые по составу статей, но разные по значению показателей. Например, бюджеты по Оптимистическому, Пессимистическому и Реалистичному вариантам.

Таким образом, само по себе понятие бюджетного управления достаточно просто и осязаемо. Сложность применения заключается в том, что внедрение бюджетного управления, как правило, приводит к пересмотру устоявшихся зон ответственности и делегированию полномочий.

В следующей статье мы рассмотрим мини-систему бюджетного управления для небольшой компании, реализованную на платформе 1С:Предприятие 8 и обладающую следующими возможностями:

Фикскация бюджетов в разрезе сценариев
Фиксация бюжетов с разным периодом планирования
Древовидная структура бюджета с разбиением на группу доходов и группу расходов
Неограниченное количество статей
Возможность группировки статей
План-фактный анализ исполнения бюджета

Анализ возможностей «ускорения» небольшой фирмы

Денис Казанский — Mon, 05 Jan 2009 15:28:01 +0000

1. Пара слов о структуре

В несколько упрощенном виде структура небольшой Компании выглядит, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Общая структура небольшой фирмы

2. Возможности для «ускорения»

На рис. 2. приведена функциональная схема продажи товара в торговой компании, на примере которой мы поговорим о возможностях ускорения внутренних процессов.

Согласно приведенной схеме, продажа товара клиенту порождает достаточно весомый информационный объем внутри Компании.

Так, менеджер по продажам должен зафиксировать потребность клиента в товаре или услугах, необходимом сроке поставки. Исходя из потребностей Клиента сообщить ему цену и сроки выполнения заказа. Выставить счет на оплату.

Если необходимых товаров нет в достаточном количестве, то в работу включается Менеджер по закупу, который должен проанализировать потребности Клиента и наличие необходимого товара у поставщиков, выбрать наиболее оптимальные цены, согласуя сроки поставок со сроками, озвученными менеджером по продажам. Получить от поставщиков счета на оплату и передать их в финансовую службу для оплаты.

Финансовая служба в свою очередь, фиксирует факт поступления денежных средств от Клиента и оплачивает счета поставщиков.

После оплаты счетов поставщикам, транспортное подразделение отправляет транспорт за товаром.

Товары приходуются на склад, одновременно проверяется соответствие доставленного товара и оплаченного. Сопроводительные документы передаются в финансовую службу, где проверяется соответствие документов поставленному товару.

Далее, менеджер должен известить клиента о наличии товара на складе, согласовать с ним сроки поставки.

Рис. 2. Функциональная схема продажи товара клиенту

После чего, финансовая служба готовит необходимые сопроводительные документы по реализации, служба склада комплектует товары по реализации, транспортная служба обеспечивает доставку Клиенту.

Естественно, что когда Компания выполняет небольшое количество заказов, то все достаточно просто и ясно. А что делать, если заказов множество? В этом случае возможно возникновение следующих коллизий:

Один и тот же товар называется по разному (например, «Стол цвет БУК» и «Стол письменный БУК»), что ведет к пересортице на складе.
Отгрузка товара оплаченного одним клиентом, другому, что влечет к невыполнению обязательств Компании перед одним из клиентов в срок.
Резервирование товара на складе под «дальний» заказ, в то время, как более срочный заказ невозможно выполнить из-за отсутствия свободного товара.

Исходя из описанной выше цепочки и возможных коллизий, можно привести следующие рекомендации, которые позволят значительно ускорить внутренний информационный обмен и снизить количество коллизий:

Общие рекомендации
1. Создание «единого информационного пространства». Т.е. единая информационная система.
2. Единый номенклатурный каталог. Позволит избежать пересортицы.
Оптимизация отдела продаж
1. Автоматическое уведомление об оплате счетов Клиентом.
2. Автоматические уведомления о готовности заказов Клиентов. Позволяет минимизировать время, необходимое для контроля готовности заказа.
3. Полнотекстовый поиск по данным информационной базы. Значительно сокращает время поиска.
Оптимизация работы отдела закупок
1. Автоматическое формирование списка товаров к закупу.
2. Хранение номенклатуры и цен основных поставщиков в информационной базе. Позволяет в режиме «реального времени» сопоставлять цены поставщиков и видеть, кто может поставить товар. Требует автоматизации загрузки данных, т.к. вручную обеспечить достаточный ввод данных невозможно.
3. Полнотекстовый поиск по данным информационной базы. Значительно сокращает время поиска.
4. При наличии устойчивых отношений с поставщиками возможна автоматическая отправка заказов поставщикам, формирование поступлений и т.п.
Оптимизация работы склада
1. Использование Штрих кодирования. Позволяет избежать ручного ввода и пересортицы за счет однозначной идентификации изделия по штрих-коду.
2. Ячеистая структура склада. Позволяет сузить область поиска конкретного товара при комплектации и др. действиях за счет указания адреса его ячейки хранения.
3. Автоматическое формирование списка реализаций для комплектации.
Оптимизация работы транспортного отдела
1. Автоматическое формирование маршрутного листа. Оптимизация временных и материальных издержек за счет грамотного построения маршрута.
Оптимизация работы финансовой службы
1. Применение автоматизированных средств для ввода документов большого объема (например, ввод в систему накладной на 1000 позиций может занять у оператора целый день, а с помощью автоматизированных программных средств – от 10 минут, но не больше часа).
2. Групповая выписка документов.
3. Выгрузка данных в программы Бухгалтерского и кадрового учета. Позволяет избежать «двойного» ввода, снизить количество ошибок. Способствует созданию единого информационного пространства Компании.

3. Каковы результаты?

В результате реализации (не обязательно всех) приведенных выше рекомендаций возможно достижение следующих результатов:

Повышение производительности Сотрудников компании.
Меньший штат.
Снижение зависимости Компании от отдельных Сотрудников.
Предсказуемость действия Компании в целом и отдельных Сотрудников в частности.

Естественно, необходимо понимать, что автоматизация это всего лишь инструмент и как любой инструмент дает разные результаты в зависимости от упорства и квалификации того, кто его применяет.

Несомненно, приведенные выше рекомендации полезны и позволят выстроить стройную систему бизнеса, но только в том случае, если будет обеспечено непреложное правило ЛЮБОЙ информационной системы: ПОЛНОТА ИНФОРМАЦИИ. Т.к. ждать от информационной системы чудес, даже не удостоившись должным образом ввести информацию, явно не стоит. Дисциплина работы с информационной системой – это очень важно и пример, как и всегда, должен в первую очередь подавать Руководитель!

И ко всему прочему, нужно не бояться делегировать полномочия.